직장인이라면 회의를 피해갈 수 없는데요. 만반의 준비를 해도 해야할 말을 하지 못하고 회의 때마다 스트레스만 받는 분들을 위해 회의 자리에서 발표 잘하는 법을 알려드릴게요. 특히 줌 미팅 때 쓰기 좋은 화상회의 팁도 아낌없이 공유합니다!
내향인이라면 발표 공포증이 없더라도 발표 때마다 떨려서 괴로운 경험이 한 번쯤은 있으실 겁니다. 특히 줌 미팅에선 다른 사람 말을 끊기가 어려워서 해야할 말도 하지 못하고 시간 낭비만 하는 경우도 많죠.
참여자가 많을수록 발언권을 얻기가 더 힘든데요. 커뮤니케이션 전문가들이 알려주는 화상회의 꿀팁들을 함께 알아보겠습니다.
줌 미팅 화상회의 팁
음소거 해제, 손 들기, 끼어들기 등 Zoom에서 끼어드는 것은 어색한 일입니다. 전문가들이 말하는 화상 회의에서 효과적이면서도 정중하게 다른 사람의 발언에 끼어드는 방법은 다음과 같습니다.
Allison Shapira는 목소리를 사용하는 것을 주저하지 않습니다: 자칭 외향적이고 대중 연설 교육 회사의 설립자이자 전직 오페라 가수인 그녀는 말하는 데 어려움을 겪은 적이 거의 없습니다. 하지만 미묘하지만 중요한 화상회의 예절에 관해서는 샤피라도 실수를 저지르곤 합니다: 바로 Zoom 미팅에서 다른 사람의 말을 끊는 것입니다.
“본질적으로 [끼어드는 것은] 무례한 행동이지만 때로는 대화를 유지하기 위해, 또는 인터넷이 불안정하기 때문에 끼어들어야 할 때도 있습니다.”라고 말하는 샤피라는 최근 동료로부터 너무 많이 끼어든다는 피드백을 들었다고 합니다. 그때부터 ‘손 들기’ 버튼을 사용하도록 다짐했다고 하는데요. 주의가 쉽게 산만해지는 화상 회의에서는 인터넷 속도 때문에 리액션도 늦게 나타나고 직접적인 대화에서 느낄 수 있는 분위기가 사라진다고 설명합니다. “이것은 단순한 기술 문제가 아니라 심리적인 문제입니다.”
대한민국에서 직장인이라면 모두 공감하겠지만 회의 시간은 즐겁지만은 않습니다. 직장내 정치질과 보고를 위한 보고, 상사의 발언에 대한 적절한 리액션 등 회의에 대한 피로감도 쌓인 상태입니다. 여기에 더해 줌 회의 중 의도치 않게 동료의 말을 끊는 비매너 동료로 낙인찍힐 위험성마저 더해진다면, 회의 대신 “이메일로 대체합시다”라며 회의를 피하게 되겠죠.
Zoom은 복잡한 기업 회의 문화를 더 이상하게 만들었습니다. 화상 회의 대화에 참여하려면 음소거 해제 버튼을 찾기 위해 브라우저 창을 전환해야 했습니다. 모니터 화면 건너편에 있는 동료의 바디랭귀지를 읽는 것은 훨씬 더 어렵습니다. “내 말 들려요?” 또는 “화면이 멈춘 것 같아요”라는 말이 반복적으로 나오면 아무도 회의에 끼어들기 위해 회의를 더 이상 일시 중지하고 싶어하지 않습니다.
“예의를 갖추기 위해 잠시 기다렸다가 끼어들었지만 실제로는 아직 대화가 끝나지 않은 상황이었습니다.”라고 Shapira는 지난 주에 고객과 서로 계속 끼어들었던 줌 미팅을 회상했습니다.
직장 내 형평성을 연구하는 컨설턴트이자 행동 과학자인 캐리 야제드에 따르면, 내성적인 사람들에게는 사무실 회의보다 Zoom 회의에 몰입하는 것이 훨씬 더 어려울 수 있습니다. 내향형 직원의 경우 원격 근무로 전환하는 것 자체는 더 쉬울 수 있지만, Zoom 회의에서 발언하는 것이 더 어려운 이유는 언제 끼어들어야 할지 판단해야 하기 때문입니다.
“외향적인 사람은 개성이 강하고 자신을 끼워 넣는 데 매우 능숙합니다.”라고 야지드는 말합니다. “내향적인 사람은 좀 더 계산적인 성격을 가진 사람입니다. 회의에서 발언하려면 미리 생각하고 글로 적고 리허설을 해야 합니다.”
조용한 타입이든, 외향적이든, 인턴이든, 임원이든, Zoom에서는 무난하게 끼어들 수 있는 방법이 있습니다. “그 누구도 정중하게 독백을 참아서는 안 됩니다.”라고 GitLab의 공동 설립자 Sid Sijbrandij는 이메일을 통해 말하며 최근 LinkedIn에서 원격 근무를 하는 회사만의 Zoom 팁을 공유했습니다. 다음은 다섯 가지 방법입니다.
회의 잘하는 법
다음은 회의에서 효과적으로 끼어드는 5가지 방법입니다. (물론 여전히 어색하게 느껴질 수 있습니다.)
- 처음에 끼어들기
끼어들기 위해 기다리는 시간이 길어질수록 말하기를 주저하게 될 가능성이 높아집니다.
특히 내성적인 사람의 경우, 미팅을 시작할 때 자신의 요점과 질문을 꺼내는 것이 도움이 될 수 있다고 Yazeed는 말합니다. 왜 그럴까요? “여전히 회의 구조와 의제가 있기 때문이죠.”라고 그녀는 말합니다. “사람들은 회의 초반엔 주제에서 벗어나는 얘기를 잘 하지 않습니다.” 회의가 시작될 때 여러분의 의견을 최대한 많이 전달하세요.
- 잠시 멈추기
언제가 끼어들기에 가장 좋은 시기일까요? 회의 진행자가 숨을 고르기 위해 잠시 멈추지 않는다면 이 질문에 답을 찾기는 더 어려워지는데요.
이 경우, 회의 진행자가 다음 주제로 넘어가기 직전이 끼어들기에 가장 좋은 타이밍입니다. 종종 발표자는 숨을 고르거나 잠시 멈춰서 질문이 있는지 물어봅니다. ‘손 들기’와 같은 아이콘을 활용하면 이러한 짧은 정적을 활용하는 데 도움이 됩니다.
- 이모티콘을 사용하여 “손 들기” 하기
Zoom 및 Google Meet 같은 가상 미팅 소프트웨어에서 제공하는 ‘손 들기’ 기능을 사용하세요. 또는 채팅에서 메시지를 보내거나 마이크 음소거를 해제하고 기다리세요.
만약 아이콘을 이용했지만 참가자의 ‘손들기’가 묻혀 버리는 경우, 함께 회의에 참여한 다른 동료들이 발견하고 발언할 수 있도록 기회를 만들어 줄 확률이 매우 높습니다.
- 끼어들기 문구 활용하기
이러한 행동이 주의를 끌지 못한다면 이제는 목소리를 내야 할 때입니다. (“그래서 말인데요..” 또는 “그것도 맞지만..”같은 ‘끼어들기 문구’를 Zoom 회의에 사용하면 종종 효과를 볼 수 있습니다.)
단, 말하고자 하는 내용을 강조할 수 있는 더 강한 단어를 사용해야 합니다. 예를 들어 ‘음’ 대신 ‘맞아요’ 또는 ‘그렇긴 한데요’를 선택하세요. 너무 짧아서 안 들리거나 묵살되기 쉬운 단어는 피하세요.
완벽한 끼어들기 법칙은 다음과 같습니다. 상대방이 숨을 고를 때까지 기다렸다가 ‘끼어들기 단어’를 사용하고, 상대방의 말을 칭찬한 다음 자신의 의견을 말하는 것입니다. “특히 동료나 상급자의 말을 끊을 때는 이 방법을 통해 경의를 표하고 존중을 표현할 수 있습니다.”
- 진행자 활용하기
대부분의 미팅에는 대화의 원활한 흐름을 돕는 뛰어난 진행자가 없습니다. Zoom에서는 사람들이 서로 떠들고, 적절하지 않은 타이밍에 음소거를 해제하는데요. 누가 진행자인지 회의 참가자들이 혼란스러워할 때 이러한 현상이 더욱 두드러집니다.
효과적인 진행을 위해 채팅에 주의를 기울이고 손 이모티콘이 올라오면 참가자를 대화에 적극적으로 참여시킵시다. 회의를 진행하거나 책임지게 된 경우 (특히 화상 회의라면) 반드시 손을 드는 사람에게 관심을 기울이세요.
물론 화상 회의가 끝났는데 요점을 제대로 전달하지 못했거나 ‘음’으로 인해 발언 기회를 얻지 못한 경우, 후속 이메일을 보내는 것으로 충분하다는 사실을 기억하세요.
팬데믹 상황에서 몇 년 동안 연속적으로 Zoom 화상회의를 해 봤다면 화상 회의보단 이메일이 훨씬 효과적이라는 데 동의하실 겁니다.
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